Jika
anda ingin membuat perubahan nyata dalam hidup anda, anda harus terlebih dahulu
memulai dengan belajar bagaimana secara efisien mengelola waktu anda. Siapa pun
yang mengetahui bagaimana mengelola waktu, akan juga mengetahui bagaimana
mengelola hidup. Manajemen waktu yang baik adalah tentang prioritas yang tepat,
baru setelah itu tercipta manajemen yang tepat untuk hidup anda. Kualitas hidup
anda tergantung pada manajemen yang cerdas dari waktu anda dan bukan oleh
jumlah energi yang anda konsumsi pada apa yang anda lakukan.
Apakah anda selalu merasa
kehabisan waktu dan anda tidak dapat melakukan apa yang dijadwalkan?
Apakah anda selalu merasa bahwa
anda tidak memiliki cukup waktu untuk diri sendiri?
Apakah anda merasa bahwa anda
hidup dan bekerja di lingkungan yang penuh tekanan tanpa hasil positif?
Jika jawaban untuk salah satu
pertanyaan di atas adalah YA, maka sudah saatnya untuk mengubah hidup anda dan
mulai menghabiskan waktu anda dengan bijaksana dan efisien. Anda harus berjanji
pada diri anda sendiri bahwa anda akan menjadi lebih terorganisasi dan fokus
pada tujuan anda dan bahwa anda akan menggunakan waktu untuk kebaikan anda
sendiri.
1.
Menguasai daftar hal-hal yang harus anda lakukan (to-do lists)
To-do lists yang baik dan
efisien haruslah mencakup tugas-tugas dan kegiatan anda saat ini serta
tugas-tugas yang harus diselesaikan dalam waktu dekat. Untuk setiap item dalam
daftar, anda harus menentukan kapan dan berapa banyak waktu yang anda butuhkan
untuk menyelesaikannya. Tugas yang berulang dapat direncanakan untuk hari-hari
tertentu di mana anda memiliki waktu yang tepat untuk menyelesaikannya.
Anda tidak boleh meremehkan
pentingnya perencanaan tugas-tugas anda. Sebuah rencana yang baik dan akurat
dapat memberikan anda kontrol yang besar dari waktu anda. Anda harus menyadari
apa yang terpenting bagi anda dan menempatkannya pada urutan atas di daftar
anda.
2.
Buat rencana SMART (Specific-Measureable-Achievable-Reasonable-Timeline)
Rencanakan tugas yang paling
sulit di awal setiap minggu sehingga anda akan lebih santai menjelang akhir
minggu dan sebelum akhir pekan. Tugas yang sulit lebih baik dijadwalkan di awal
minggu (Senin atau Selasa), sementara tugas-tugas yang lebih mekanis atau rutin
di sekitar pertengahan minggu, dan mendekati akhir minggu (Kamis dan Jumat)
waktu anda bisa sedikit lebih bebas dan santai karena di kedua hari ini telah
menumpuk kelelahan dan stres sebagai akibat dari pekerjaan di hari-hari
sebelumnya.
3.
Belajarlah untuk mengatur prioritas anda
Anda harus belajar bagaimana
secara efisien mengatur prioritas-prioritas anda. Tugas yang paling penting
harus berada di peringkat lebih tinggi dalam daftar. Cobalah untuk menerapkan
prinsip Pareto di mana 80 % dari prestasi anda dihasilkan dengan melakukan 20 %
usaha anda. Dengan kata lain, cobalah untuk bekerja cerdas dan sederhana.
Jangan mengabaikan tugas-tugas penting anda untuk mencapai hasil yang tidak
signifikan.
4.
Kunci manajemen waktu yang sukses adalah delegasi
Kunci sukses manajemen waktu
adalah delegasi. Jangan mencoba untuk menyelesaikan semua tugas sendirian.
Kenali mana tugas yang dapat diselesaikan oleh orang lain dan delegasikan
pekerjaan tersebut kepada mereka. Ini adalah satu-satunya cara dimana anda
dapat memiliki waktu yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas yang
benar-benar penting bagi anda. Pada saat yang sama, apa yang anda pilih untuk
dikerjakan, lakukanlah dengan benar pertama kalinya demi menghemat waktu karena
mengerjakan pekerjaan berulang. Pengalaman menunjukkan bahwa waktu yang anda
perlukan untuk mengulang pekerjaan anda akan lebih banyak dihabiskan dibanding
waktu yang anda perlukan untuk mengerjakan pekerjaan secara benar dari awal.
Delegasi adalah seni yang dapat memberikan banyak manfaat bagi orang-orang yang
harus melakukan banyak kegiatan.
5.
Jangan takut untuk mengatakan ‘TIDAK’
Anda harus belajar untuk
sekali-sekali mengatakan TIDAK dan menolak tugas-tugas yang tidak dapat anda
lakukan. Jika anda kehabisan waktu dan merasa stres, maka lebih baik untuk
menolak undangan pergi makan siang atau makan malam keluarga. Anda harus
menyadari bahwa anda tidak dalam kewajiban untuk mempersingkat segalanya dalam
sekejap. Anda harus belajar untuk memilih tugas yang anda benar-benar ingin
lakukan atau yang perlu diselesaikan.
6.
Membagi tugas yang panjang dalam kegiatan yang lebih kecil
Teknik
lain yang akan membantu anda dalam manajemen waktu adalah dengan memecah
tugas-tugas panjang yang biasanya anda tidak ingin melakukannya atau terlalu
sulit menjadi beberapa kegiatan yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Ini
akan mengelola baik stres maupun waktu anda. Anda misalnya, dapat meluangkan
waktu 10 menit setiap hari untuk bekerja pada tugas yang tidak menyenangkan
atau panjang. Dengan menggunakan pendekatan ini, secara bertahap anda akan
memiliki beberapa kemajuan, anda akan merasa lebih baik dan pada akhirnya anda
akan dapat menyelesaikan aktifitas dengan cepat daripada terus menerus menunda hal
tersebut.
7. Perfeksionisme membutuhkan
waktu
Anda harus mencoba menghindari
kesempurnaan. Berkutat tanpa akhir dalam mencari kesempurnaan untuk hal-hal
sepele adalah buang-buang waktu dan tidak akan memberikan anda cukup waktu
untuk menangani tugas-tugas yang lebih berguna dan mungkin lebih menyenangkan.
8.
Kenali waktu dimana anda lebih produktif
Adalah normal bahwa kinerja
Anda tidak sama sepanjang waktu. Ada saat-saat dimana anda lebih produktif
sementara di saat lain produktivitas anda menurun karena berbagai alasan. Fase
ini dapat terjadi pada hari yang sama. Dengan asumsi bahwa anda bekerja 8 jam
sehari, ini memberi anda sekitar 1.800 jam kerja per tahun. Temukan periode
waktu dimana anda lebih produktif dan di saat tersebut cobalah untuk menangani
tugas yang paling sulit.
9.
Cobalah untuk tidak menunda hal-hal untuk nanti
Anda perlu belajar untuk
mengatasi setiap tugas dan masalah ketika perlu ditangani. Cobalah untuk tidak
menunda kegiatan untuk lain waktu, karena di bawah tekanan waktu anda lebih
mungkin untuk melakukan kekeliruan dan mengambil keputusan yang salah.
10.
Hindari hal-hal yang dapat mengalihkan perhatian anda
Selama jam kerja, cobalah untuk
menemukan saat-saat di mana tidak ada yang bisa mengganggu anda melakukan
aktivitas. Jika anda memiliki kebijakan pintu terbuka, anda mungkin harus
menutupnya sesekali. Jika seseorang datang ke kantor anda ketika anda memiliki
tugas yang harus diselesaikan, tolaklah secara lembut permintaannya dan
jadwalkan waktu lain untuk bertemu dengan mereka.
11.
Jangan lupa diri anda sendiri
Ketika
anda membuat rencana, jangan lupa menyertakan kegiatan yang berkaitan
dengan kesenangan dan waktu istirahat untuk anda sendiri. Selama waktu ini,
pastikan bahwa anda benar-benar berhenti dari pekerjaan anda, santailah dan isi
ulang baterai anda. Jika diperlukan cobalah untuk tidur selama setengah jam dan
selama waktu itu lakukan sesuatu yang anda sukai dan membuat anda tenang.
Setengah jam memang tidak membuat perbedaan dalam tidur anda, tetapi dapat
memberikan kepuasan dan mempersiapkan anda lebih baik di hari berikutnya. Beri
penghargaan untuk diri anda sendiri ketika anda berhasil menyelesaikan
pekerjaan yang melelahkan.
12. Menganalisa dimana anda
menghabiskan waktu anda
Untuk dapat mengoptimalkan
waktu anda lebih baik, anda harus terlebih dahulu memahami di mana anda menghabiskan
waktu anda. Untuk melakukan itu, anda dapat menggunakan log (catatan rekaman)
untuk merekam aktivitas anda. Anda harus melakukan itu selama 2-3 minggu. Dalam
log, anda harus mencatat semua yang anda lakukan per jam ketika anda terjaga,
berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk setiap tugas, aktivitas,
pertemuan dan berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk istirahat dan
tidur. Setelah anda memiliki informasi ini di log, anda dapat mulai menganalisa
di mana anda menghabiskan waktu anda dan buatlah perubahan yang diperlukan
untuk mengoptimalkan waktu anda. Anda harus fokus pada kegiatan yang paling
penting untuk diselesaikan. Hindari kegiatan atau tugas yang tidak memberikan
nilai tambah. Sebagai contoh, setelah dilihat pada log anda, anda melakukan
pengecekan email sebanyak 10 kali dalam sehari; anda harus meminimalkan menjadi
hanya beberapa kali per hari.
13.
Selalu rencanakan waktu untuk kegiatan tak terduga
Masukkan dalam rencana anda
waktu ekstra untuk tugas-tugas dan kegiatan tak terduga. Revisi rencana anda
secara teratur dan alokasikan waktu untuk kegiatan tak terduga. Hal-hal yang
beresiko akan memakan waktu anda misalnya masalah dengan PC anda, dan miliki
solusi alternatif yang untuk mengatasinya.
Manajemen waktu adalah suatu
keterampilan yang memerlukan waktu untuk menguasainya sehingga mulailah bekerja
dengannya! Pada akhirnya, manajemen waktu akan memberi anda waktu tambahan yang
anda butuhkan untuk dapat menikmati apa yang paling penting bagi anda dan
mengubah hidup anda menjadi lebih baik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar